10.5 Paragraaf bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering lichten we een aantal onderdelen toe waarmee wij de organisatie verder willen doorontwikkelen. Daarnaast geven wij u hier op een aantal specifieke onderwerpen een goed inzicht.

Organisatievisie en Organisatieontwikkeling

‘Vlissingen durft!’ is de missie die de gemeente Vlissingen als organisatie uitdraagt. Om uitvoering te geven aan tal van ambities, uitdagingen én kerntaken van de gemeente, die beschreven staan in de Strategische Visie 2040, zijn een organisatie én medewerkers nodig die zich voortdurend blijven ontwikkelen. Deze organisatieontwikkeling is dan ook een continue proces. Aan de wortels hiervan ligt een organisatievisie. Dit is de leidraad voor het nemen van beslissingen om de gemeente Vlissingen in de gewenste richting te sturen. Daarnaast helpt de visie om medewerkers te motiveren en te inspireren om richting aan te brengen in het dagelijks werk.

De visie van de gemeente heeft eigenschappen, namelijk Nieuwsgierig, Lef en Verbinding. Deze eigenschappen zijn in 2025 op tal van manieren uitgedragen in de organisatie zodat deze ook daadwerkelijk in het DNA van de medewerker gevlochten wordt. Dit alles draagt bij aan het creëren van een consistente en optimale klantbeleving. Dienstverlening is hiervoor het fundament. Onder dit fundament liggen; een financieel gezonde bedrijfsvoering, aantrekkelijk werkgeverschap en datagedreven management. Deze pijlers hebben in 2025 via zogeheten roadmaps concrete invulling gekregen.

Vanuit de Visie op Dienstverlening 2022-2025 is er het afgelopen jaar gewerkt aan tal van activiteiten om de dienstverlening naar een nog hoger niveau te brengen. De visie met heldere klantbeloften geeft richting aan de invulling van de dienstverlening door onze gemeente en de doorontwikkeling van de organisatie en medewerkers. Er is in 2025 gewerkt aan een nieuwe Visie op Dienstverlening 2026-2030 met nieuwe klantbeloften.

Mysterycall en -mail

Begin 2025 werd de beleving van klanten bij onze gemeente onder een vergrootglas gelegd. Dit gebeurde met een zogeheten ‘Mystery Calling’ en ‘Mystery Mailing’. Verschillende medewerkers uit diverse teams krijgen telefoontjes en mailtjes over uiteenlopende onderwerpen.

In het onderzoek meten we de klantbeleving. Deze beleving staat centraal in onze dienstverlening. Zo gaan we op zoek naar onze service aan de telefoon en in de mail, onze vriendelijkheid en de klantgerichtheid. De uitkomsten van het onderzoek zijn meegenomen in de Uitvoeringsagenda Dienstverlening 2026.

Digitale aanmeldzuil

Sinds de zomer van 2025 is de stadshal van ons gemeentehuis een innovatieve aanmeldzuil rijker. Zo kunnen bezoekers die een nieuw paspoort, rijbewijs of een andere dienst nodig hebben zichzelf makkelijk en snel aanmelden zonder naar de receptie te gaan. Dit moet er voor zorgen dat onze klanten nog sneller worden geholpen.

De waardering van onze bezoekers aan de balie en de receptie scoort gemiddeld een 8,9. Dit is ruim boven de servicenorm (8,5) die we gesteld hebben. Vooral de klantvriendelijkheid en de deskundigheid worden geroemd door onze klanten. De wachttijd levert soms wel wrevel op. Met de komst van deze digitale aanmeldzuil werken we nog meer aan het verkorten van de wachttijd.

Campagne 'Schrijven van een goede nota of raadsvoorstel'

Om de kwaliteit van nota's en raadsvoorstellen te verbeteren, is er het afgelopen jaar uitvoering gegeven aan een schrijfcampagne. Zo zijn er tal van schrijftrainingen aangeboden aan medewerkers en teamleiders. Daarnaast is het format voor nota's aangescherpt met een heldere handleiding en zijn er verplichte trainingen voor medewerkers rondom bestuurlijke processen georganiseerd.

Training Gastvrijheid voor Teams

Afgelopen jaar hebben tal van medewerkers uit enkele teams een training Gastvrijheid gekregen. Er werden vele waardevolle inzichten opgedaan om die dienstverlening niet alleen efficiënter, maar vooral ook mensgerichter te maken. Deze lijn van trainingen en workshops Gastvrijheid wordt de komende 2 jaar doorgetrokken naar alle teams in de organisatie.

Het afgelopen jaar hebben we ingezet op het aantrekken en behouden van medewerkers door ons als werkgever aantrekkelijker te maken. Dit hebben we in 2025 onder meer gedaan door het uitvoeren van de volgende acties:

1. Er zijn competentieprofielen aangeschaft die onderdeel uitmaken van ons functiewaarderingssysteem HR-21 om meer helderheid, richting en zicht te geven op ontwikkelkansen voor de medewerker. Leidinggevenden zijn getraind om hiermee te werken en relevante regelingen zijn hierop geactualiseerd. Medewerkers zijn actief voorgelicht. Ook heeft een onderhoudsronde HR21 plaatsgevonden voor nieuwe en gewijzigde functies.
2. Een nieuw pand is in gebruik genomen en daarmee is een goede huisvesting voor de buitendienst gerealiseerd.
3. In het stadskantoor is een renovatie gaande om alle werkplekken toekomstbestendig in te richten.
4. Ook in 2025 hebben we ingezet op het vergroten van vitaliteit van onze medewerkers zodat zij duurzaam inzetbaar blijven onder andere door (preventief) inzetten van professionals bij (dreigend) verzuim en de samenwerking met een nieuwe arbodienstverlener.
5. Het leiderschapstraject liep door in 2025. Leidinggevenden zijn een belangrijke factor om werkplezier van medewerkers te vergroten.
6. Verdere digitalisering van HR-werkprocessen om daarmee medewerkers en leidinggevenden efficiënt van dienst te kunnen zijn.

Personele capaciteit
Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt, die niet alleen in Vlissingen speelt, zijn er meer medewerkers ingestroomd ten opzichte van vorig jaar. Waar vacatures niet kunnen worden ingevuld met vaste medewerkers worden inhuurkrachten ingezet om het werk en de ambities te kunnen waarmaken. Daarnaast zetten we in op intern opleiden van medewerkers op vakgebieden waarvoor schaarste op de arbeidsmarkt geldt.

Het college heeft over het boekjaar 2025 een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarrekening (zie hoofdstuk 11.12). Over het boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording voor het eerst afgeven. De accountant heeft de afgegeven rechtmatigheidsverantwoording als getrouw beoordeeld. Met een rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze kaders zijn opgenomen in het normenkader. Het normenkader is de set aan regelgeving waaraan in het kader van de rechtmatigheid moet worden voldaan. Daarbij gaat het zowel om Europese regelgeving, wettelijke bepalingen als eigen regelgeving, zoals verordeningen vastgesteld door de raad. In dit kader zijn bij de wettelijke bepalingen alleen de financiële beheershandelingen van belang, zoals bijvoorbeeld Europese aanbestedingsrichtlijnen. Het normenkader 2025 is door de raad vastgesteld.

Goedkeuringstoleranties accountant
In december 2025 is het controleprotocol aangepast (door wijziging goedkeuringstolerantie in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden en nieuwe accountant was dit noodzakelijk) en door de raad vastgesteld. Dit controleprotocol is van toepassing gedurende de resterende looptijd van de overeenkomst met de accountant. In het controleprotocol staat welke werkzaamheden de accountant in opdracht van de raad verricht om tot een oordeel te komen over de jaarrekening. Hierin zijn onder andere de goedkeuringstoleranties opgenomen die de accountant dient te hanteren voor de controle. Voor 2025 zijn de volgende toleranties (grenzen) vastgesteld:

Interne controles
De interne controles welke in 2025 zijn uitgevoerd zijn opgenomen in het intern controleplan 2022-2025. De processen inkoop- en aanbesteding, Wmo en jeugd, subsidies, grondexploitaties en personeel zijn onder andere opgenomen in het interne controleplan 2022-2025. Het college heeft het intern controleplan 2022-2025 vastgesteld. De interne controles die betrekking hebben op 2025 zijn tijdig uitgevoerd in de periode april 2025 tot en met maart 2026. De bevindingen, aanbevelingen en bijsturingsmaatregelen uit deze interne controles worden vastgelegd en gemonitord. De inhoud hiervan wordt besproken met de betrokken teams, directie en college.

Inleiding
In hoofdstuk 11.12 hebben wij de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In de financiële verordening 2025 (geldend voor de jaarrekening 2025) heeft de gemeenteraad met het college afgesproken dat in de paragraaf bedrijfsvoering de geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) groter dan € 125.000 (rapporteringsgrens) nader worden toegelicht. Dit heeft betrekking op het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium. 

Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. 

Conclusie 
Onderstaand lichten wij de afwijking(en) toe vanaf € 125.000. Wij maken hierbij onderscheid in fouten en onduidelijkheden. Ook geven wij aan wat wij doen om de fouten en onduidelijkheden in de toekomst te voorkomen.

A. Overschrijding lasten programma's

B. Overschrijding investeringsbudgetten

C. Ongeautoriseerde reservemutaties
Geen sprake van ongeautoriseerde reservemutaties. 

D. Overige afwijkingen niet tijdig gewijzigd in de begroting/gemeld aan raad
Overige afwijkingen betreffen met name de uitbreiding van het begrip begrotingsrechtmatigheid vanaf 2023. Onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten worden als onrechtmatig aangemerkt als deze niet verwerkt zijn in een begrotingswijziging of als deze niet tijdig zijn gemeld aan de gemeenteraad. 

In 2025 hebben we gesignaleerde afwijkingen in de bestuursrapportage aan de gemeenteraad gemeld en verwerkt via begrotingswijzigingen. De resterende afwijkingen worden via de jaarrekening 2025 gemeld aan de raad en verwerkt via begrotingswijzigingen. Hiermee hebben wij ons inziens voldaan aan de voorwaarden zodat wij geen afwijkingen hebben op dit onderdeel die onrechtmatig zijn. De afspraken over tijdigheid zijn in de nieuwe financiële verordening 2025 concreter vastgelegd. 

Voorwaardencriterium 
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Conclusie 
Onderstaand lichten wij de afwijking(en) toe vanaf € 125.000. Wij maken hierbij onderscheid in fouten en onduidelijkheden. Ook geven wij aan wat wij doen om de fouten en onduidelijkheden in de toekomst te voorkomen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 

Conclusie

Bij onze controles voor het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium hebben wij geen onrechtmatigheden geconstateerd die uitkomen boven de verantwoording- en rapportagegrens.

In 2025 bleef de interne communicatie gericht op 3 centrale doelen:

• We komen samen in actie voor werkplezier.
• We maken vooruitgang zichtbaar.
• We organiseren informeel contact en zorgen voor een betere interne verbinding.

Alle interne communicatie-activiteiten in 2025 stonden daarbij nadrukkelijk in het teken van de organisatievisie. Een belangrijk uitgangspunt was het tussen de oren krijgen van de visie en de bijbehorende 3 eigenschappen: verbinding, lef en nieuwsgierigheid. Interne communicatie speelde een ondersteunende en aanjagende rol bij het vertalen van deze visie naar het dagelijks werk van collega’s.

Via diverse communicatieactiviteiten en momenten van ontmoeting hebben we aandacht besteed aan het versterken van onderlinge verbinding, het zichtbaar maken van ontwikkelingen binnen de organisatie en het stimuleren van open gesprekken. Daarmee droeg interne communicatie bij aan een organisatiecultuur waarin collega’s zich betrokken voelen en elkaar weten te vinden.

Terugkijkend stond 2025 voor de interne communicatie in het teken van het versterken van de organisatievisie, met blijvende aandacht voor werkplezier, vooruitgang en interne verbinding.

Inleiding 
Sinds 2015 hebben we als gemeente Vlissingen vanwege financiële tekorten de artikel 12-status. Aanleiding hiervoor waren grote financiële verliezen rond de grondexploitatie Scheldekwartier welke we niet zelfstandig konden oplossen. Dit betekent vooral dat we conform beschikkingen van het ministerie van BZK en onder de voorwaarden volgens de periodieke inspectierapporten aanvullende uitkeringen van de fondsbeheerders (hebben) ontvangen. Het einddoel van de artikel 12-onderzoeken en voorwaarden is dat we als gemeente weer financieel ‘op eigen benen kunnen gaan en blijven staan’ en de artikel 12-status kan worden beëindigd.

Beëindiging artikel 12-status
De inspecteur heeft de fondsbeheerders inmiddels met zijn inspectierapport 2023 - 2024 van 20 januari 2025 geadviseerd de artikel 12-status per 31 december 2024 te beëindigen. Op basis van de daling van de negatieve algemene reserve en de daling van het tekort sociaal domein en werk & inkomen is de inspecteur van mening dat dit haalbaar is. 

Het college hanteert als uitgangspunt voor beëindiging van de artikel 12-status dat sprake moet zijn van een blijvende gezonde en stabiele financiële situatie voor onze gemeente. Enerzijds moet dit blijken uit een meerjarig sluitend financieel beeld waarbij minimaal in de laatste jaarschijf alle structurele lasten gedekt zijn door structurele baten. Daarnaast moeten we beschikken, of het op basis van prognoses binnen afzienbare tijd gaan beschikken, over voldoende incidentele weerstandscapaciteit met als minimale norm de verhouding beschikbare en benodigde weerstandscapaciteit van 1 of hoger. Deze uitgangspunt en beweging wordt geborgd door in de organisatie te sturen via de organisatiepijler “gezonde bedrijfsvoering”.

Proces besluitvorming
Als gemeente hebben we gereageerd op het inspectierapport 2023-2024 en concept-besluiten naar de fondsbeheerders. Vervolgens nemen de fondsbeheerders op basis van deze informatie een definitief besluit over de aanvullende uitkeringen en het beëindigen van de artikel 12-status. Dit besluit is niet nog niet genomen. We verwachten in 2026 een definitief besluit.

Aanvullende uitkering en eigen bijdrage
In deze jaarstukken 2025 hebben we een aanvullende uitkering 2025 uit het gemeentefonds van € 7,0 miljoen verantwoord welke conform de Rijksbeschikking van 19 december 2019 volledig gebruikt moet worden voor de sanering van de algemene reserve. Hiernaast hebben we weer een eigen bijdrage aan de sanering van de algemene reserve van € 1,8 miljoen gedaan zoals opgenomen in de Rijksbeschikking naar aanleiding van het artikel 12-rapport 2017/2018. De inspecteur adviseert de fondsbeheerders in zijn inspectierapport 2023 - 2024 overigens vanwege de gerealiseerde/begrote overschotten over 2023 en 2024 geen verdere aanvullende uitkeringen. 

Doorontwikkeling I&A samenwerking

Toekomstontwikkeling I&A

De rol van ICT verandert snel, vooral door de opkomst van clouddiensten en Artificial Intelligence. Deze veranderingen hebben impact op de ontwikkeling van veranderende rollen en vaardigheden van I&A medewerkers. De veranderingen die op I&A afkomen en wat dit betekent voor de I&A organisatie zijn bepaald. We anticiperen hierop en vertalen deze naar onze nieuwe datacenter en infrastructuur aanbesteding.

CIO Office

De toenemende strategische rol van de informatievoorziening vraagt om meer sturing. Om effectiever te kunnen sturen is een CIO-Office opgericht waarvoor taken, rollen en processen zijn uitgewerkt. De rol van een CIO is belegd bij de directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Binnen het CIO-Office wordt het projectportfolio beheert waarbij we toegevoegde waarde en benodigde inspanningen afwegen.

IT beheerhandboek (ITSM)

Als gemeente hebben we een zorgplicht en meldplicht op gebied van informatieveiligheid. Daarnaast gaat naar verwachting in 2026 de Cyberbeveiligingswet van kracht. Deze wet stelt eisen aan hoe we de informatieveiligheid borgen. Hiervoor is een IT beheerhandboek opgesteld inclusief beheersmaatregelen uit de BIO en NIS2 waar deze relevant zijn voor de I&A Samenwerking.

Digitale transformatie

Procesmanagement
Procesmanagement heeft in 2025 een hernieuwde focus gekregen, waarbij we ons als organisatie niet alleen richten op de interne structuur en sturing, maar vooral op het leveren van directe waarde voor de inwoners en bedrijven van Vlissingen. In essentie draait procesmanagement om het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening, zodat inwoners merken dat hun gemeente efficiënt, toegankelijk en innovatief is. Door processen te optimaliseren, creëren we een organisatie die sneller kan reageren op veranderingen, beter kan inspelen op de behoeften van inwoners en bedrijven.

Organisatievisie en -ontwikkeling
Vanuit de organisatieontwikkeling is structurele aandacht voor de Digitale Transformatie waarbij we processen verbeteren en met data besluitvorming willen ondersteunen.

Kunstmatige Intelligentie (AI)
Om kennis over AI te vergroten is er samen met HZ University of Applied Sciences een leerlijn ontwikkeld. Medewerkers hebben verplicht een training gevolgd om basiskennis en vaardigheden op te doen. De training wordt inmiddels Zeeuws breed aangeboden.

Toekomstontwikkeling informatiebeheer
De rol van informatiebeheer verandert in hoog tempo, mede door de verdere digitalisering van informatievoorziening. Deze ontwikkelingen hebben directe invloed op de invulling van werkzaamheden, functies, rollen en benodigde vaardigheden van medewerkers.

In strategische sessies is stilgestaan bij deze ontwikkelingen en is gezamenlijk verkend hoe de toekomst van informatiebeheer eruitziet binnen het i-cluster. Daarbij zijn de belangrijkste drijfveren voor verandering in kaart gebracht, evenals de impact hiervan op de organisatie en werkwijze. Dit biedt handvatten om tijdig in te spelen op de transitie naar het i-cluster en om medewerkers hierin mee te nemen.

Implementeren I visie en beleid
Vanuit de strategische pijler Datagedreven Informatiemanagement worden initiatieven integraal aangestuurd en ingepland. Het CIO office is vormgegeven. Daarmee wordt de sturing op digitale ontwikkelingen versterkt.

Microsoft 365/nieuw werkplekconcept
De roadmap Microsoft 365, beter bekend als “In 6 stappen naar een andere manier van werken”, was een groot project. Nadat in totaal ruim 1300 medewerkers (van de bij I&A aangesloten organisaties) zijn overgebracht naar de nieuwe “moderne werkplek”, zijn in 2025 de adoptietrajecten voor het (samen)werken in Teams afgerond. In 2025 lag de nadruk op borging en nazorg, wat doorliep tot in het 1e kwartaal van 2026. Vanuit functioneel beheer werd structurele ondersteuning (ook op locatie) geboden bij het dagelijks gebruik van Teams. Samen met de organisatie zijn werkafspraken gemaakt over digitaal samenwerken, waardoor het gebruik steeds meer ingebed raakt in de werkprocessen

De focus vanuit informatiebeheer was gericht om projectleiders te begeleiden in het overzetten van projecten van de netwerkschijven naar MS-teams. Na het afwikkelen van wat restpunten zullen de netwerkschijven definitief afgesloten worden.

Datawarehouse/datagestuurd werken
In 2025 is een visie op Data ontwikkeld. Daarnaast is ook een data-governance opgesteld. Dit geeft houvast aan de verschillende initiatieven die er zijn om datagedreven werken verder in te zetten.
Bij het sociaal domein worden de 1e stappen gezet om de data-governance te borgen in het team.

Informatiebeveiliging
In 2025 is verder invulling gegeven aan het ISMS door de uitvoering van risicoanalyses op gemeentelijke processen. Vanuit de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) verantwoordingsproces heeft de gemeente Vlissingen voldaan aan de wettelijke verplichtingen.

Een crisisgame en mysterie-guest hebben ons veel inzichten gegeven in de uitdagingen die we hebben. Op basis van de bevindingen is een start gemaakt met het opstellen van een Incident Response Plan en een Business Continuity Plan.

Privacy/AVG 

In 2025 zijn er volgens een jaarlijkse cyclus verder stappen genomen om te voldoen aan de normen en kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze cyclus zijn aanbevelingen van de informatiebeveiligingsdienst en zelfevaluaties gebruikt voor het doorvoeren van verbeteringen.

Het inbouwen van privacy toetsen en vastleggen van verwerkingen van persoonsgegevens bij aanschaf nieuwe software of ontwikkelingen van nieuwe diensten en processen is verder doorontwikkeld.

Op het gebied van Awareness is er vanuit privacy en informatiebeveiliging nog meer aandacht geweest voor diverse vormen van phishing.

Gemeente Vlissingen heeft vanuit de verplichte datalekken administratie haar datalekkencijfers opgenomen in het jaarlijkse datalekken rapport, onderstaande tabel is een weergave van de jaarlijkse cijfers:

In 2025 heeft de gemeente Vlissingen 3 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Geen van deze datalekken heeft geleid tot nader contact of onderzoek.

Algemene Inkoopvoorwaarden

Onze algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten zijn bijgewerkt en medewerkers zijn geïnformeerd over de wijzigingen.

Aanbestedingsproces

Het aanbestedingsproces is aangepast. Alle stappen in het proces worden nu volledig digitaal vastgelegd in bestaande systemen.

Inkoop- en contractmanagementbeleid

De voorbereiding is gestart om het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid te herzien waarbij een nieuw contractmanagementbeleid wordt samengevoegd. Besluitvorming en implementatie verwachten we in de 2e helft 2026.

Tenderned aanbestedingskalender

We nemen deel aan een landelijke werkgroep voor de ontwikkeling van een aanbestedingskalender in Tenderned voor alle aanbestedende diensten in Nederland.

Zeeuwse Inkoopsamenwerking
Vanuit deze inkoopsamenwerking zijn er diverse aanbestedingen gezamenlijk georganiseerd en hebben we themabijeenkomsten georganiseerd met onder andere de VNG en aanbestedingsadvocaten.Samenwerking met aannemers en ingenieursbureaus
Wederom hebben we gezamenlijke bijeenkomsten gehad met al onze aannemers en ingenieursbureaus over de doorontwikkeling van onze groslijstmethodiek en actuele thema's in de branche.

Groslijstmethodiek
De groslijstmethodiek is in omvang en werking aangepast zodat deze beter aansluit bij de praktijk.

Klachtenmeldpunt
Het in 2025 ingestelde onafhankelijk klachtenmeldpunt is in werking en heeft de 1e klacht behandeld (en afgewezen).